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Une réunion est prévue. Comment la préparer ?

Une réunion est réussie si, dès le départ, chacun sait quels sont les objectifs recherchés et comment elle va se dérouler. Ce n’est pas une condition suffisante mais c’est une condition minimale. Il faut donc un ordre du jour bien élaboré et clair !

 

Préparez votre ordre du jour sur teamdoo avec les éléments essentiels tels que les sujets prévus, leurs durées, les documents nécessaires à sa bonne réalisation, les objectifs et les rôles de chaque participant. Lorsque l’ordre du jour est approuvé, chaque participant est avisé par e-mail afin d’être bien préparé à la réunion.

Les réunions qui s’éternisent… Que faire ? 

Pour éviter de s’attarder sur des sujets qui ne concernent pas tout le monde, les temps de parole accordés à chaque sujet sont préalablement déterminés pendant la rédaction de l’ordre du jour.

 

Vous pouvez de cette façon respecter le temps alloués de vos réunions en suivant le chronomètre intégré. Si à la fin le sujet n’est pas clos, il fera l’objet d’une autre réunion ou d’un échange en comité plus restreint.

Un compte-rendu efficace et rapidement rédigé

Les comptes rendus de réunion sont nécessaires mais prennent beaucoup de temps. Peu de personnes prennent plaisir à le faire et ceux-ci finissent souvent rédigés tardivement de manière pas toujours pertinente.

 

Lors de vos réunions, accédez sur teamdoo à l’ordre du jour de la réunion et complétez les différents sujets discutés. Lorsque que la réunion est terminée, il vous restera à parcourir seul ou avec vos collaborateurs l’ensemble des éléments avant de convertir en un clic vos prises de notes en compte rendu de réunion. Le compte rendu est accessible à tout moment sur la plateforme, que vous pourrez transmettre par email en format pdf si vous le désirez.

La réunion est terminée. Et maintenant ?

A la fin d’une réunion, connaître, suivre et accomplir les tâches sont une étape importante pour bien mener vos projets d’équipe.

 

Visualisez l’état d’avancement des tâches définies pendant la réunion en un clin d’œil et reprenez comme ordre du jour de la prochaine réunion.